Operatività dell'OdV

Ruolo e funzionamento dell'OdV

Premessa

L’Organismo di Vigilanza è un tassello fondamentale per garantire l’effettività del Modello Organizzativo e l’esimente di responsabilità per l’azienda.

Il suo ruolo può essere riassunto, infatti, nei seguenti punti:

Vigila sull’efficace applicazione del Modello, cioè sull’osservanza delle prescrizioni del modello da parte dei destinatari;
Valuta l’adeguatezza del modello, ovvero la sua capacità di prevenire i comportamenti illeciti;
Analizza il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del Modello, anche in funzione dell’ampliamento del catalogo dei reati presupposto o di novità organizzative e/o di business dell’azienda;
Informa il Consiglio d’Amministrazione di eventuali inadempienze rispetto al Modello al fine dell’irrogazione di adeguate sanzioni disciplinari.

E’ chiaro che un funzionamento non corretto dell’Organismo di Vigilanza mina alla base la solidità del Modello e difficilmente si potrà sostenere, come strategia difensiva in sede di giudizio, che il Modello medesimo ha svolto efficacemente la sua funzione di prevenzione.

Tralasciando in questa sede i criteri per la scelta dei membri nel rispetto dei principi di autonomia, professionalità ed indipendenza, ci concentreremo sull’operatività e, preliminarmente, sulle condizioni che ne rendono possibile l’efficace funzionamento.

Condizioni necessarie per la corretta operatività dell’OdV

Affinché l’Organismo di Vigilanza possa svolgere al meglio il suo ruolo, è di fondamentale importanza che il Modello sia ben strutturato e che in particolare:

Contenga al suo interno procedure di dettaglio (i cosiddetti protocolli operativi), o richiami procedure esistenti appartenenti, eventualmente, ad altri sistemi di gestione. Diventa infatti davvero complesso, se non addirittura aleatorio, verificare il rispetto di principi generali e norme di comportamento, laddove il Modello Organizzativo non scenda ad un dettaglio maggiore.
Classifichi ed identifichi in modo chiaro le comunicazioni obbligatorie che i vari enti devono fare all’OdV in relazione agli atti sensibili.

Tali comunicazioni hanno un duplice scopo:

Fornire all’OdV una chiave di lettura “privilegiata” sul buon funzionamento del Modello Organizzativo. L’OdV si potrà così concentrare e approfondire i controlli proprio sugli atti sensibili, avendo cura, ovviamente, di non escludere i controlli su tutti gli altri processi
Fare sentire ai destinatari coinvolti negli atti sensibili la presenza “immanente” dell’OdV, che potrà controllare in dettaglio proprio quegli atti sensibili.

Pianificazione delle attività di controllo

Al fine di garantire controlli in modo sistematico ed esteso a tutti gli elementi del Modello, occorre pianificare le attività di controllo in termini di:

Articolazione ed identificazione delle aree/processi da sottoporre a controllo;
Programmazione temporale delle attività di controllo.

E’ molto utile, sia in termini di efficacia che in termini di efficienza, definire check-list di controllo per ogni area/processo da verificare. Queste permettono
infatti di ottimizzare e sistematizzare i controlli, senza dover ogni volta rileggere l’intera procedura o, cosa ancor più complessa, ricavare una metodologia
di controllo da applicare alla verifica di norme generali di comportamenti, laddove assenti procedure vere e proprie.

Esecuzione dei controlli

E’ molto utile, sia in termini di efficacia che in termini di efficienza, definire check-list di controllo per ogni area/processo da verificare. Queste permettono infatti di ottimizzare e sistematizzare i controlli, senza dover ogni volta rileggere l’intera procedura o, cosa ancor più complessa, ricavare una metodologia di controllo da applicare alla verifica di norme generali di comportamenti, laddove assenti procedure vere e proprie.

Verbalizzazione

L’Organismo di Vigilanza deve redigere verbali chiari e dettagliati al fine di:

Lasciare evidenza documentata, dimostrabile a terzi, dei controlli eseguiti
Trasmettere agli enti sottoposti a verifica l’esito dei controlli e le azioni correttive da adottare

L’efficacia dell’azione dell’Organismo di Vigilanza si completa solo con due ulteriori step:

La successiva verifica dell’effettiva attuazione delle azioni correttive definite nelle verifiche precedenti
La proposta al Consiglio di Amministrazione di irrogare adeguate sanzioni in caso di inadempienze.

E’ quest’ultimo un aspetto delicato, ma da non sottovalutare, in quanto il sistema sanzionatorio è un altro tassello che conferisce effettività all’intero Modello Organizzativo.

Comunicazioni verso il CDA e altri organi societari

Al di là dei singoli verbali, che possono essere trasmessi o meno sistematicamente al Consiglio d’Amministrazione o al suo Presidente, l’Organismo di Vigilanza deve trasmettere al Consiglio di amministrazione e al Collegio Sindacale:

con cadenza annuale (o semestrale), un rapporto scritto relativo a:
- l’attività svolta, indicando in particolare le verifiche condotte e l’esito delle stesse,
- gli interventi correttivi e migliorativi suggeriti o pianificati ed il loro stato di realizzazione.
- le eventuali criticità (e spunti per il miglioramento) emerse sia in termini di comportamenti o eventi interni, sia in termini di efficacia del Modello;
- le eventuali necessità di aggiornamento delle aree e/o attività “a rischio di reato” e dei connessi processi sensibili, a seguito dell’introduzione di nuovi reati presupposto o di novità nella struttura organizzativa o nelle aree di business dell’azienda
immediatamente
- con segnalazione relativa al manifestarsi di situazioni straordinarie quali ipotesi di grave violazione dei principi di attuazione del Modello, di eventuale avvio di inchieste giudiziarie, di importanti innovazioni legislative in materia di responsabilità amministrativa degli enti che attengano al perimetro di attuazione del Modello.