Al momento del suo insediamento, l’Organismo di Vigilanza deve verificare la presenza di documentazioni, l’avvio di attività e quant’altro necessario a garantire un regolare adempimento del mandato. Ecco un breve elenco delle attività iniziali dell’OdV.
- Verifica delibere del CDA in merito a: Approvazione del Modello Organizzativo nel suo ultimo aggiornamento e Nomina dell’Organismo di Vigilanza
- Verifica della messa a disposizione del Modello Organizzativo approvato ai destinatari: disponibilità nella rete informatica aziendale o pubblicazione sull’intranet aziendale o distribuzione cartacea documentata
- Verifica dell’avvenuta effettuazione e registrazione delle attività formative ai destinatari; eventuale programmazione di attività formative mancanti
- Verifica di adeguatezza del Modello Organizzativo. Su questo punto occorre una precisazione: salvo evidenti carenze strutturali, non è opportuna la messa in discussione a priori dell’adeguatezza e dell’efficacia del Modello da parte dell’OdV, in quanto sarà l’attività di vigilanza a poterla sancire con certezza.
- E’ invece necessario, già in sede preliminare, verificare l’adeguatezza in termini di verifica della presenza di una corretta mappatura dei rischi, di completezza della documentazione, di aggiornamento rispetto a nuovi reati introdotti posteriormente alla redazione del Modello
- Verifica di eventuali attività (parti di Modello, procedure sottostanti, aspetti operativi) ancora da completare e definizione di una tempistica di implementazione concordata con il CDA/Direzione
- Pianificazione di un incontro per conoscenza/informazione con gli altri organi di controllo societario (collegio sindacale, società di revisione, ecc.)
- Verifica attivazione casella di posta elettronica o cartacea dedicata alle segnalazioni all’OdV e di opportune modalità per il whistleblowing
- Verifica esistenza o predisposizione di una tabella riepilogativa delle comunicazioni tra l’OdV e le diverse funzioni aziendali responsabili dei processi
- Elaborazione e discussione del Regolamento dell’OdV, se previsto, e modulistica correlata (per la pianificazione e la registrazione delle vigilanze)
- Identificazione tenutario e luogo per gli archivi di lavoro dell’OdV
- Valutazione delle criticità ed elaborazione del calendario delle verifiche.
